10 slimme tips om sneller te werken
Meer leuke dingen te doen met vrienden, een powernap doen op de bank of iets vaker je favoriete sport beoefenen. Wie wil dat nou niet? Wanneer we sneller werken, hebben we meer tijd voor de leuke dingen. Ga daarom efficiënter om met de tijd die je besteedt aan je werk. Je zult zien dat je je laptop eerder kunt dichtklappen dan je gewend was.
Hoe je dat doet? Dat leggen wij uit aan de hand van 10 praktische tips die je meteen kunt inzetten in de praktijk.
Tip 1: Plan je taken
Een open deur, maar wel waar het allemaal mee begint: je werk plannen en organiseren.
Bedenk de avond ervoor wat je de volgende dag allemaal wilt gaan doen. Maak een lijstje met de belangrijkste taak bovenaan. Verzamel de dagen ervoor punten die je die dag wilt gaan doen. Doe dat op een notitieblaadje, in je telefoon of maak een digitale planner aan. Zo voorkom je dat je te veel hooi op je vork neemt. Je behoudt het overzicht.
Een handige tool hiervoor is Google Keep. Hiermee maak je gemakkelijk lijstjes waar je vanaf elk apparaat bijkunt. Bedenk je een taak terwijl je bezig bent met boodschappen? Dan kun je deze aan je lijst toevoegen in de app. De dag erna vink je hem af vanaf de computer wanneer je hem voltooid hebt. Heel handig!
Tip 2: Veeg je bureau schoon
"Een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd." Maar dit geldt ook voor je werkplek!
Post, papieren, notities, lege glazen, koffievlekken, oud verpakkingsmateriaal, lege enveloppen zijn allemaal stoorzenders. Ruim je bureau op voordat je begint met werken.
Laat je niet afleiden door zaken die er niet toe doen. Leg desnoods alles even op een andere plek, maar zorg ervoor dat je bureau opgeruimd is. Dit zal je meer focus geven, waardoor je je werk sneller gedaan hebt.
Tip 3: Timemanagement
Vind je het lastig om te stoppen met een taak? Verdeel de taken dan in tijdsegmenten. Bepaal van tevoren hoeveel tijd je kwijt denkt te zijn aan de werkzaamheden. Hiermee bespaar je heel veel tijd. Doe je dit niet, dan ben je zeker geneigd om meer tijd te nemen dan nodig.
Wil je weten hoe je dit echt goed aanpakt? Lees dan onze blog over timemanagement technieken! Hier delen we verschillende oefeningen en tools die je zullen helpen om beter om te gaan met je tijd en dus sneller te werken.
Tip 4: Wees baas over eigen mailbox
Mailtjes komen binnen op de meest onhandige momenten. Net op het moment dat je lekker bezig bent met die ene taak waar je al tijden tegenop ziet, komt er weer een melding van een mail binnen. Uiteraard wil je deze meteen even lezen en zo ben je opeens uit je productieve flow.
Heel irritant als je net lekker bezig bent! Zorg daarom niet alleen voor een leeg bureau, maar ook voor een lege computer. Hiermee bedoelen we dat je geen onnodige programma's laat draaien, terwijl je geconcentreerd probeert te werken.
Plan ook het verwerken van mail. Ruim bijvoorbeeld drie momenten per werkdag in om je mail te lezen en te beantwoorden. Doe dit binnen een afgeschermde tijd. Dus bijvoorbeeld drie keer vijf minuten.
Jij bepaalt wanneer je je mail leest en beantwoordt. Niet de verzender. En als het écht belangrijk is, dan bellen ze wel. Dat zou je zelf ook doen, toch?
Tip 5: Neem pauze
Las voldoende pauzes in! Ze zorgen voor een opgeruimd en fris hoofd. Je kunt na een pauze weer nadenken en ziet het overzicht weer. De brij is uit je hoofd en je kunt er weer even tegenaan.
In onze blog over de essentie van pauze nemen leggen we uit hoe pauze voor meer productiviteit kan zorgen. Hier alvast drie tips:
- Ga even bij je werkplek vandaan.
- Leg je telefoon weg om de verleiding om je mail te checken te weerstaan.
- Probeer volledig te ontspannen. Denk niet aan je werk of zorgen.
Tip 6: Geen social media
Social media en mail zijn de grootste afleiders tijdens werk. Je zult er van opkijken hoeveel tijd je daarmee per dag verspilt. Jongeren zitten gemiddeld drie uur per dag met hun snufferd in de social media. Moet je nagaan wat je in die drie uur allemaal gedaan kan krijgen! Zonde van je werktijd.
Facebook checken, het nieuws lezen of een tweet versturen kan ook in je pauze of ’s avonds na het werk. Tijdens het werk wil je productief zijn! Laat je dus niet afleiden.
Heb je moeite om de verleiding van social media te weerstaan? Gebruik dan een tool om bepaalde websites te blokkeren tijdens werktijd. Voor Firefox is er de plugin LeechBlock en voor Chrome is er Stayfocusd.
Tip 7 : Stel niet uit
Geen zin in die ene taak? Doe die dan juist als eerste!
Je zult je minder goed kunnen focussen op je werk als je die ene taak voor je uitschuift. Het blijft zeuren in je achterhoofd. Door hem meteen te doen, ben je er vanaf. Het is klaar en afgerond. Je kunt dan weer verder. Het geeft een goed gevoel.
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, denk je nu misschien. Heb je wat hulp nodig? Lees dan onze blog over uitstelgedrag. Hier geven je 5 tips om het jezelf makkelijker te maken.
Tip 8: Gebruik een wekker
Om ervoor te zorgen dat je niet te lang bij een taak blijft hangen, gebruik je een timer of kookwekker. Zo baken je voor jezelf je doel af en kun je deze dus ook echt afronden en wegleggen.
De wekker dwingt je te stoppen met deze taak en verder te gaan met de volgende. Zonder afgebakend einde ben je langer bezig met een taak. Je zult zien dat je sneller je lijstje kunt afvinken.
Tip 9: Een doel met een beloning
Het werkt heel motiverend om jezelf een doel te stellen. Beloon jezelf, je werkt dan ergens naartoe.
Bijvoorbeeld: "Als ik die lastige taak af heb, kan ik dat ene interessante interview terugkijken".
Het werkt bij kinderen ook, dus waarom niet bij volwassenen? Je bent meer gefocust en laat je minder snel afleiden. Je werk zal sneller gedaan zijn!
Tip 10: Een baaldag mag
Heb je een baaldag, maar wel een lijst met werk? Geef eraan toe dat het niet je dag is vandaag en maak het jezelf zo comfortabel mogelijk. Wees lief voor jezelf. Zet de kachel een standje hoger, maak een lekkere kop koffie en haal je favoriete broodje tussen de middag.
Er is niet zo demotiverend als uren naar een scherm staren terwijl er niets gebeurt. Morgen weer een dag!
Sneller werken met een virtuele assistent
In deze blog hebben we je 10 tips gegeven om sneller je werk gedaan te krijgen. Je kan natuurlijk ook bepaalde taken delegeren. Bijvoorbeeld aan virtuele assistent. Heb je hier interesse in? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!
