Virtua Support gebruikt cookies op de website en wij zijn verplicht om jouw toestemming te vragen. Deze cookies maken het namelijk mogelijk een profiel te maken van jouw surfgedrag. Hierdoor kunnen adverteerders en wij op basis van de pagina's die jij hebt bezocht, je advertenties laten zien waarvan we denken dat deze interessant voor jou zijn. Daarnaast gebruiken wij cookies waarmee wij de kwaliteit en effectiviteit van de website en advertenties kunnen testen, deze cookies kunnen ook voor andere doeleinden worden gebruikt. Wil je meer weten over cookies en de cookies die wij gebruiken? Klik dan hier.
Efficiënt of effectief werken: wat is het verschil?

Blog posts

Blog

Efficiënt of effectief werken: wat is het verschil?

Het zijn van die kreten die u regelmatig tegenkomt, maar waar u eigenlijk niet precies van weet wat het betekent. Wat wordt bedoelt met efficiënt en effectief werken? En wat is eigenlijk het verschil tussen efficiënt werken en effectief werken? We leggen het uit in deze blog. U zult zien dat u na het goed toepassen van beide termen, veel meer werk gedaan krijgt en u uw dag veel beter kunt indelen.

Het verschil tussen efficiënt en effectief werken

Laten we beginnen met het verschil tussen beide termen. Wanneer u doelgericht bezig bent, werkt u effectief. U doet alleen wat nodig is om uw doel te behalen en laat u niet afleiden door andere werkzaamheden als het beantwoorden van mails, checken van social media of meedoen aan irrelevante vergaderingen of discussies op de werkvloer.

Wanneer we het hebben over efficiënt werken, probeert u zoveel mogelijk te doen binnen de tijd die u hebt. Voor een groter resultaat leert u de meest praktische manier om uw werk gedaan te krijgen.

Werktaken inplannen

Efficiënt werken

Hoe krijgt uw collega die enorme takenlijst toch elke dag weer weggewerkt? Het lijkt wel alsof hij altijd eerder klaar is en nog tijd over heeft om tussendoor een praatje met collega’s te maken bij het koffiezetapparaat. Bovendien heeft u het gevoel dat uw leidinggevende over uw schouder meekijkt, terwijl u weet dat u het werk niet gedaan krijgt die dag. Help!

Blijkbaar doet u nu iets niet goed. Maar geen paniek, voor alles is een oplossing. Waarschijnlijk kunt u efficiënter werken, zodat ook u alles gedaan krijgt binnen de tijd die daar voor staat. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u uw taken voor de dag wel allemaal uitvoert?

Slechte gewoontes afleren

Het begint met het afleren van oude gewoontes. Wanneer we maanden of jaren hetzelfde doen, zien we niet meer dat onze manier van werken niet efficiënt is en dat er een snellere manier is.

Vastgeroeste werkpatronen moeten omgezet worden in een betere werkmethode. Voor een groter resultaat leert u de meest praktische manier om uw werk gedaan te krijgen.

Kijk eens objectief naar de manier waarop u uw taken uitvoert. Doet u veelal dezelfde handelingen? Is er dan niet een manier om (delen hiervan) te automatiseren? Werkt u met een verouderd systeem? Zoek eens uit wat er in de tussentijd verandert is en of het systeem waar u in werkt niet aan vervanging toe is.

Automatiseer uw taken

Efficiënt werken heeft alles te maken met het zo gemakkelijk mogelijk maken van uw werkzaamheden. Er zijn waarschijnlijk een aantal taken die u voor u zelf deels kunt automatiseren.

Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een e-mail. Gebruikt u elke keer dezelfde opening en afsluiting? Maak dan een template aan, waarin deze opening en afsluiting automatisch ingevuld zijn wanneer u een nieuwe e-mail opstelt.

Of misschien werkt u als designer en maakt u dagelijks afbeeldingen in hetzelfde formaat op. In plaats van elke dag de dimensies in te vullen voor het nieuwe bestand, kunt u dit sneller doen door een template op te stellen waar deze dimensies al voor u klaar staan. Ook kunt u gebruik maken van voorgeprogrammeerde actions wanneer u vaak dezelfde effecten of andere handelingen uitvoert.

In elk vakgebied zijn wel onderdelen te bedenken die deels geautomatiseerd kunnen worden. Denk eens goed na wat u in uw werk zou kunnen automatiseren of prepareren zodat u uw werk sneller gedaan krijgt.

Plan uw werkzaamheden

Door minder afleiding te hebben, zult u efficiënter werken. Zorg ervoor dat uw bureau opgeruimd is en de koffievlekken verwijderd zijn. Maak een plan voor de dag en bepaal uw taken voordat u begint met werken.

Het gaat niet om belangrijkheid van de taken, het gaat om de hoeveelheid taken die u gedaan krijgt op een dag. Daarvoor is een duidelijk actieplan noodzakelijk, desnoods met een stukje timemanagement.

Bepaal van tevoren hoelang u met een bepaalde taak bezig denkt te zijn en probeer u te houden aan die maximale tijd. Zo zorgt u ervoor dat er minder chaos ontstaat in uw hoofd en dus ook in de uitvoering van uw taken.

Dagplanning maken in agenda

Effectief werken

Met effectief werken wordt doelgericht bezig zijn bedoelt. Uw tijd aan de juiste activiteiten besteden. Het gaat er niet om dat u zoveel mogelijk doet, het gaat er om dat u een einddoel behaalt.

Doe alleen uw eigen werk

Door afleidingen kunnen we onnodig vertraagd worden en zelfs ons doel uit het oog verliezen. Bij effectief werken is het belangrijk om alle vertragingen en opstoppingen uit het proces te verwijderen.

Kijk daarom eens objectief naar uw dagelijkse taken. Is het logisch dat ú deze taken uitvoert? Of bent u eigenlijk iemand anders zijn werk aan het doen? Is het misschien beter als deze taken uitbesteed zouden worden?

Doel van de dag

Voordat u de werkdag begint, maakt u een afweging welke taak belangrijk is en welke niet. Wat is uw doel van de dag en wat kan wachten. Doe alleen wat nu belangrijk is en begin pas aan andere taken als die aan de beurt zijn.

Hiervoor moet u keuzes maken. U maakt zelf de beslissing wat uw doel wordt en dus ook wat u hiervoor moet doen en laten.

Wees bewust van waar u mee bezig bent. U kunt de keuze gemaakt hebben om een belangrijke taak af te ronden, maar afgeleid zijn door iets onbelangrijks. Rond dit af of stop ermee en ga terug naar uw doel, naar die belangrijkere taak voor dat moment.

Leer ‘nee’ te zeggen

Laat u niet afleiden door een collega die u een taak in de schoenen probeert te schuiven of door uw leidinggevende die u vraagt even op kantoor te komen. Vraag om verduidelijking en of het kan wachten. Focus op uw doel en wees niet bang om te delegeren of ‘nee’ te zeggen.

Wanneer u uitgenodigd wordt voor een vergadering, vraag u dan af of het noodzakelijk is dat u aanwezig bent. Als uw aanwezigheid echt noodzakelijk is, vraag u dan af of het nodig is dat u de volledige vergadering aanwezig bent of slechts een klein deel.

Moet ik effectief of efficiënt te werk gaan?

Het mooiste zou zijn als u leert effectief én efficiënt te werken. Het klinkt logisch om dan eerst uw doel te bepalen (effectief) en daarna te bedenken hoe u dit zo snel mogelijk behaalt (efficiënt).

Toch is dat niet de manier. Het meest praktisch is om eerst uw werkwijze te veranderen. Wees u ervan bewust dat de manier waarop u uw werk uitvoert blijkbaar niet de juiste is. Pas daarna kunt u zich focussen op uw doel.

Heeft u er moeite mee om uw doelen te behalen? Heeft u te weinig tijd voor bepaalde taken? Virtua Support neemt uw werk uit handen, zodat u tijd overhoudt voor zaken die er echt toe doen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

    Over Robert-Jan van 't Hoog

    Gedreven professional met passie voor effectiviteit, constante verbetering en kwaliteit.

    Met een verleden op de commodities beurs en in het creditmanagement vakgebied veel ervaring opgedaan met outsourcing projecten en credit risk opdrachten voor toonaangevende Top 100 ondernemingen in Nederland.

    Wegens grote drukte op deze opdrachten in een positie gekomen waarbij hij zelf veel gebruik moest maken van verschillende (Virtual) Assistenten, zowel uit het binnen- als buitenland.

    In 2015 besloten Virtua Support op te richten om deze diensten met een eigen team van VA's aan te bieden.

    Reageren

    Heeft u een vraag of wilt u reageren op deze blog post? Vul de onderstaande gegevens in. Bekijk ook onze veelgestelde vragen pagina.

    Copyright © 2018 Virtua Support - Alle rechten voorbehouden
    Algemene Voorwaarden Privacy Statement