Efficiënt of effectief werken: wat is het verschil?
Het zijn van die kreten die u regelmatig tegenkomt, maar waar u eigenlijk niet precies van weet wat het betekent. Wat wordt bedoeld met efficiënt en effectief werken? En wat is eigenlijk het verschil tussen efficiënt werken en effectief werken? We leggen het uit in deze blog. U zult zien dat u na het goed toepassen van beide termen, veel meer werk gedaan krijgt en u uw dag veel beter kunt indelen.
Het verschil tussen efficiënt en effectief werken
Laten we beginnen met het verschil tussen beide termen. Wanneer u doelgericht bezig bent, werkt u effectief. U doet alleen wat nodig is om uw doel te behalen en laat u niet afleiden door andere werkzaamheden als het beantwoorden van mails, checken van social media of meedoen aan irrelevante vergaderingen of discussies op de werkvloer.
Wanneer we het hebben over efficiënt werken, probeert u zoveel mogelijk te doen binnen de tijd die u hebt. Voor een groter resultaat leert u de meest praktische manier om uw werk gedaan te krijgen.
Efficiënt werken
Hoe krijgt uw collega die enorme takenlijst toch elke dag weer weggewerkt? Het lijkt wel alsof hij altijd eerder klaar is en nog tijd over heeft om tussendoor een praatje met collega’s te maken bij het koffiezetapparaat. Bovendien heeft u het gevoel dat uw leidinggevende over uw schouder meekijkt, terwijl u weet dat u het werk niet gedaan krijgt die dag. Help!
Blijkbaar doet u nu iets niet goed. Maar geen paniek, voor alles is een oplossing. Waarschijnlijk kunt u efficiënter werken, zodat ook u alles gedaan krijgt binnen de tijd die daar voor staat. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u uw taken voor de dag wel allemaal uitvoert?
Slechte gewoontes afleren
Het begint met het afleren van oude gewoontes. Wanneer we maanden of jaren hetzelfde doen, zien we niet meer dat onze manier van werken niet efficiënt is en dat er een snellere manier is.
Vastgeroeste werkpatronen moeten omgezet worden in een betere werkmethode. Voor een groter resultaat leert u de meest praktische manier om uw werk gedaan te krijgen.
Kijk eens objectief naar de manier waarop u uw taken uitvoert. Doet u veelal dezelfde handelingen? Is er dan niet een manier om (delen hiervan) te automatiseren? Werkt u met een verouderd systeem? Zoek eens uit wat er in de tussentijd verandert is en of het systeem waar u in werkt niet aan vervanging toe is.
Automatiseer uw taken
Efficiënt werken heeft alles te maken met het zo gemakkelijk mogelijk maken van uw werkzaamheden. Er zijn waarschijnlijk een aantal taken die u voor u zelf deels kunt automatiseren.
Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een e-mail. Gebruikt u elke keer dezelfde opening en afsluiting? Maak dan een template aan, waarin deze opening en afsluiting automatisch ingevuld zijn wanneer u een nieuwe e-mail opstelt.
Of misschien werkt u als designer en maakt u dagelijks afbeeldingen in hetzelfde formaat op. In plaats van elke dag de dimensies in te vullen voor het nieuwe bestand, kunt u dit sneller doen door een template op te stellen waar deze dimensies al voor u klaar staan. Ook kunt u gebruik maken van voorgeprogrammeerde actions wanneer u vaak dezelfde effecten of andere handelingen uitvoert.
In elk vakgebied zijn wel onderdelen te bedenken die deels geautomatiseerd kunnen worden. Denk eens goed na wat u in uw werk zou kunnen automatiseren of prepareren zodat u uw werk sneller gedaan krijgt.
Plan uw werkzaamheden
Door minder afleiding te hebben, zult u efficiënter werken. Zorg ervoor dat uw bureau opgeruimd is en de koffievlekken verwijderd zijn. Maak een plan voor de dag en bepaal uw taken voordat u begint met werken.
Het gaat niet om belangrijkheid van de taken, het gaat om de hoeveelheid taken die u gedaan krijgt op een dag. Daarvoor is een duidelijk actieplan noodzakelijk, desnoods met een stukje timemanagement.
Bepaal van tevoren hoelang u met een bepaalde taak bezig denkt te zijn en probeer u te houden aan die maximale tijd. Zo zorgt u ervoor dat er minder chaos ontstaat in uw hoofd en dus ook in de uitvoering van uw taken.
Effectief werken
Met effectief werken wordt doelgericht bezig zijn bedoelt. Uw tijd aan de juiste activiteiten besteden. Het gaat er niet om dat u zoveel mogelijk doet, het gaat er om dat u een einddoel behaalt.
Doe alleen uw eigen werk
Door afleidingen kunnen we onnodig vertraagd worden en zelfs ons doel uit het oog verliezen. Bij effectief werken is het belangrijk om alle vertragingen en opstoppingen uit het proces te verwijderen.
Kijk daarom eens objectief naar uw dagelijkse taken. Is het logisch dat ú deze taken uitvoert? Of bent u eigenlijk iemand anders zijn werk aan het doen? Is het misschien beter als deze taken uitbesteed zouden worden?
Doel van de dag
Voordat u de werkdag begint, maakt u een afweging welke taak belangrijk is en welke niet. Wat is uw doel van de dag en wat kan wachten. Doe alleen wat nu belangrijk is en begin pas aan andere taken als die aan de beurt zijn.
Hiervoor moet u keuzes maken. U maakt zelf de beslissing wat uw doel wordt en dus ook wat u hiervoor moet doen en laten.
Wees bewust van waar u mee bezig bent. U kunt de keuze gemaakt hebben om een belangrijke taak af te ronden, maar afgeleid zijn door iets onbelangrijks. Rond dit af of stop ermee en ga terug naar uw doel, naar die belangrijkere taak voor dat moment.
Leer ‘nee’ te zeggen
Laat u niet afleiden door een collega die u een taak in de schoenen probeert te schuiven of door uw leidinggevende die u vraagt even op kantoor te komen. Vraag om verduidelijking en of het kan wachten. Focus op uw doel en wees niet bang om te delegeren of ‘nee’ te zeggen.
Wanneer u uitgenodigd wordt voor een vergadering, vraag u dan af of het noodzakelijk is dat u aanwezig bent. Als uw aanwezigheid echt noodzakelijk is, vraag u dan af of het nodig is dat u de volledige vergadering aanwezig bent of slechts een klein deel.
Moet ik effectief of efficiënt te werk gaan?
Het mooiste zou zijn als u leert effectief én efficiënt te werken. Het klinkt logisch om dan eerst uw doel te bepalen (effectief) en daarna te bedenken hoe u dit zo snel mogelijk behaalt (efficiënt).
Toch is dat niet de manier. Het meest praktisch is om eerst uw werkwijze te veranderen. Wees u ervan bewust dat de manier waarop u uw werk uitvoert blijkbaar niet de juiste is. Pas daarna kunt u zich focussen op uw doel.
Heeft u er moeite mee om uw doelen te behalen? Heeft u te weinig tijd voor bepaalde taken? Virtua Support neemt uw werk uit handen, zodat u tijd overhoudt voor zaken die er echt toe doen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
