Hoe kan ik hoofd- en bijzaken scheiden?
Voor veel mensen is het één van de grootste valkuilen tijdens het werk: het onderscheiden van hoofd- en bijzaken. We laten ons leiden door de waan van de dag, waardoor de hoofdzaken vergeten worden. Natuurlijk heeft iedereen daar wel eens last van. Bijvoorbeeld in de afrondingsfase van een project of vlak voor een deadline wanneer nog even alle zeilen bijgezet moeten worden.
Is dit meer regel dan uitzondering? Dan wordt het tijd om actie te ondernemen.
Wat zijn hoofdzaken?
De hoofdzaken binnen uw werkzaamheden gaan gepaard met de essentie van uw baan. Deze essentie is op te delen in doelstellingen, oftewel de hoofdzaken. Al het andere zijn bijzaken. Met doelstellingen worden de essentiele taken bedoeld waardoor u uw werk succesvol kan uitvoeren.
Klinkt dat te vaag? Bij deze een voorbeeld.
Stel u bent kok. Dan is de essentie van het uw baan het correct bereiden van smakelijke maaltijden. Doelstellingen zijn hierbij dat u op de juiste manier kookt, dat u verse producten in huis heeft en dat u dit binnen een acceptabele tijd uitvoert.
Wat zijn bijzaken?
Bijzaken zijn niet essentieel. Wanneer een bijzaak wegvalt, hoeft dit niet per se de essentie in gevaar te brengen. In ons voorbeeld van de kok zijn bijzaken bijvoorbeeld het van te voren snijden van groenten of het inwerken van keukenpersoneel.
Waarom hoofd- en bijzaken scheiden?
Dat e-mail en binnenkomende telefoontjes een groot deel van de tijd kunnen opslokken, is inmiddels een bekend fenomeen. Daarnaast zijn er tegenwoordig nieuwe communicatiemethoden zoals chat en WhatsApp waarmee makkelijk en snel contact gelegd wordt met een collega. Wachten op een reactie hoeft niet meer, vaak krijgt u namelijk gelijk antwoord op uw vraag. Erg handig en efficiënt voor u, maar wellicht niet voor uw collega. Die is weer afgeleid van zijn eigen werk en het kost altijd een paar minuten om er weer in te komen.
Wist u dat het na een kleine afleiding tot tien minuten kan duren, voordat u weer met volledige aandacht aan het werk kan? Als dat waar is, hoeveel tijd gaat er dan op een werkdag niet verloren door de constante afleiding om ons heen?
Medewerkers die niet afgeleid worden door bijzaken zijn productiever. Ze kunnen zich volledig concentreren op hun werk wat over het algemeen ook de kwaliteit van het geleverde werk ten goede komt.
4 tips om hoofd- en bijzaken te onderscheiden
Wilt u op een efficiëntere manier werken binnen uw organisatie om nóg meer succes te behalen? Met deze vier tips helpt u uw medewerkers om meer uit hun werkdag te halen.
1. Leer prioriteiten te stellen
Stap één is om uw medewerkers te leren om prioriteiten te stellen. Ga samen zitten om een overzicht te maken op basis van zaken die belangrijk en/of dringend zijn. Bijvoorbeeld door taken verschillende classificaties te geven:
Belangrijke en dringende taken
Denk aan spoedklussen of storingen. Pak deze gelijk op.
Dringende, maar onbelangrijke taken
Ingeplande en terugkerende werkzaamheden zoals het maken van planningen en het bijwerken van de administratie vallen hieronder. Zorg dat u deze snel oppakt of delegeer ze naar een collega.
Belangrijke, maar geen dringende taken
Acquisitie en doelstellingen bepalen zijn taken die absoluut gedaan moeten worden, maar niet direct haast hebben. Plan dit soort taken dan ook in voor een rustiger moment.
Onbelangrijke en niet dringende taken
Deze hebben per definitie geen prioriteit en kunnen gerust voor een later moment ingepland worden. Of pak ze op wanneer je een keer tijd overhebt. Het zijn van die typische klussen om tWerken met koffieijd op te vullen.
2. Maak een schema en actualiseer dagelijks
Door een schema te maken, hebben medewerkers in één oogopslag inzichtelijk welke werkzaamheden nog open staan. Zorg er wel voor dat het schema dagelijks geactualiseerd wordt. Door veranderende omstandigheden kan een bijzaak bijvoorbeeld een hoofdzaak worden en andersom.
3. Houd rekening met onverwachte, belangrijke zaken
Een planning maken is goed, maar houd wel rekening met onverwachte taken die voorbij komen. Zorg dat daarvoor tijd ingepland wordt of zorg ervoor dat taken zo gepland worden dat medewerkers niet in tijdnood komen door een onverwachte spoedklus.
4. E-mail is een bijzaak
E-mail is de grootste boosdoener van inefficiënt werken. Zeker als e-mail openstaat of op de smartphone binnenkomt, is het heel verleidelijk om gelijk te kijken als er een bericht binnenkomt. Dit leidt dan wel af van het werk waar u op dat moment mee bezig bent. Zie e-mail dan ook als een bijzaak. Plan vaste momenten op een dag om e-mails te bekijken. Filter de belangrijke e-mails eruit en bewaar de rest voor de voor bijzaken geplande momenten.
Nog één advies: wijs uw medewerkers er op dat het niet slecht is wanneer bijzaken niet direct opgepakt worden. Daar zijn het bijzaken voor en de kans is groot dat ze beter opgepakt worden op het moment dat daar de tijd voor genomen kán worden. Een win-win situatie voor u én uw medewerker!
5. Huur een Virtual Assistant in
Loop je over van taken, maar wil je niet direct vaste hoge lasten hebben? Kijk dan of het inhuren van een virtuele assistent (VA) wat voor je is. Lees meer informatie over Virtual Assistants en alles wat hierbij komt kijken.
