Hoe kun je prioriteiten stellen via de Eisenhower matrix?
Het is één van de grootste valkuilen in het bedrijfsleven: verkeerde prioriteiten stellen, waardoor bepaalde werkzaamheden blijven liggen die wel gedaan hadden moeten worden. Timemanagement lijkt op het oog logisch en makkelijk, maar dat is het niet. We worden vaak geleid door de waan van de dag en dan gaan prioriteiten verloren.
Er is een handige methode om beter prioriteiten te stellen en om uw werkdag efficiënter in te richten: de Eisenhower matrix.
Wat is de Eisenhower matrix?
De Amerikaanse president Eisenhower had een bekende uitspraak: "urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent". Hiermee wil hij zeggen dat niet alle taken direct actie behoeven en dat het stellen van goede prioriteiten belangrijk is. Niet voor niets wordt Eisenhower wel eens gezien als een van de productiefste mensen ooit.
Om zijn theorie kracht bij te zetten, maakte hij een matrix met vier kwadranten: belangrijk, onbelangrijk, urgent en niet urgent. Belangrijk zijn taken die in het oog springen of die een grote groep mensen raakt, bijvoorbeeld een storing van de telefooncentrale. Urgente werkzaamheden hebben vaak een harde deadline. Hiermee bedoelen we ook de spoedklusjes die ad hoc tussendoor komen. Sommigen werkzaamheden zijn goed te plannen, spoedwerkzaamheden moet u gelijk op kunnen acteren.
Wat betekenen de vier kwadranten?
Door uw taken te verdelen in deze vier kwadranten, ziet u in één oogopslag met wat u als eerste aan de slag moet en wat nog kan wachten.
Kwadrant 1: belangrijk en urgent
Dit zijn werkzaamheden die gelijk uw aandacht vragen en opgepakt dienen te worden. U moet eigenlijk direct actie ondernemen omdat bijvoorbeeld een deadline nadert, maar ook incidenten en acute vragen van klanten vallen hieronder. Het is heel verleidelijk om alleen in dit eerste kwadrant te werken, omdat resultaat snel zichtbaar is. Alleen wordt dan het overige werk snel vergeten.
Een factuur die betaald moet worden, een boze klant die een oplossing moet krijgen voor zijn probleem en deadlines van grote projecten zijn zaken die in deze kwadrant thuishoren. Met deze taken dien je zo snel mogelijk aan de slag te gaan en ze kunnen maximaal enkele dagen wachten.
Kwadrant 2: belangrijk en niet urgent
Belangrijke werkzaamheden die niet urgent zijn hebben voornamelijk te maken met activiteiten die nodig zijn om uw eigen doelen te bereiken. Waar u in het eerste kwadrant vooral reactief bezig bent, draait het in dit kwadrant om proactief handelen. Er is geen deadline of deze is nog niet in zicht, waardoor deze taken soms blijven liggen. Voorbeelden zijn planning, administratie, netwerken en het opbouwen en onderhouden van relaties. Hoe meer u zich richt op de werkzaamheden van dit kwadrant, des te minder er doorschuift naar kwadrant één. Met minder stress tot gevolg.
Wil je graag je sociale media optimaliseren, is je website toe aan verbetering en heb je ideeën voor nieuwe projecten die opgestart moeten worden? Dit soort taken horen thuis in de tweede kwadrant. Ze zijn voor jou belangrijk, maar kunnen wel wachten. Wacht niet te lang, want dat schuiven de taken vanzelf door naar kwadrant 1.
Kwadrant 3: onbelangrijk en urgent
Dit zijn werkzaamheden die wel urgent zijn, maar onbelangrijk zijn voor u. Met andere woorden, als u druk bent met werkzaamheden in dit kwadrant, dan bent u vooral druk met taken die belangrijk zijn voor anderen. Denk bijvoorbeeld aan vergadering waar u weinig aan heeft of onverwacht bezoek.
Een vergadering waar je niet veel aan hoeft toe te voegen of taken van een collega overnemen? Deze werkzaamheden zijn belangrijk, maar niet voor jou. Wees er dus niet te veel mee bezig!
Wanneer u veel in dit kwadrant aan het werk bent, dan verliest u uw eigen prioriteiten uit het oog. Dit kunt u oplossen door vaker ‘nee’ te zeggen, door werkzaamheden te delegeren en door praktische oplossingen, zoals de deur van het kantoor dicht te doen of de telefoon door te schakelen naar een collega.
Kwadrant 4: onbelangrijk en niet urgent
Gekscherend wordt dit ook wel het ‘kwadrant van de vlucht’ genoemd. Het zijn vaak tijdrovende werkzaamheden waar u zelf niets aan heeft en die u oppakt om andere werkzaamheden voor u uit te schuiven, zoals Facebook of privémail checken. Het kost u veel tijd, maar er wordt geen bijdrage geleverd aan uw eigen doelstellingen. Met andere woorden, zonde van uw kostbare tijd.
Zit je ook continue op je telefoon? Of gebruik je Whatsapp Web zodat je op je laptop kunt Whatsappen zodat dat niemand het doorheeft? Deze ‘nutteloze’ bezigheden vallen in kwadrant 4 en zijn zonde van je tijd. Stop ermee dus!
In 5 stappen de Eisenhower matrix gebruiken
Dit is de theorie, maar hoe kunt u de Eisenhower matrix toepassen op uw eigen werkzaamheden? Dat kan in vijf eenvoudige stappen.
- Maak een overzicht van de werkzaamheden die u moet doen (per dag of week)
- Stel uzelf de vragen of een taak belangrijk is én of het urgent is
- Verdeel de werkzaamheden in de vier kwadranten
- Maak op basis van de ingevulde matrix een planning
- Begin met de uitvoering van kwadrant 1, plan kwadrant 2 direct in uw agenda, delegeer kwadrant 3 en schrap kwadrant 4
Op deze manier kunt u relatief eenvoudig prioriteiten stellen en krijgt u timemanagement beter in de hand.
Aan de slag
In deze blog heeft u geleerd over de Eisenhower Matrix, waar dit prioriteitenschema vandaan komt en hoe u het kunt toepassen op uw eigen werk.
Komt u maar niet toe aan de minder urgente zaken? Een virtual assistent van Virtua Support kan u helpen om minder belangrijke zaken uit handen te nemen. Interesse? Neem dan vrijblijven contact met ons op. Wij helpen u graag!
