Prioriteiten stellen: hoe doe je dat op je werk?
Het is niet altijd even makkelijk om duidelijke prioriteiten te stellen. Wat is belangrijk en moet met voorrang opgepakt worden, welke taken kunnen wachten tot morgen. Zeker binnen dynamische organisaties waar ontwikkelingen razendsnel gaan, lijkt alles even belangrijk te zijn en haast te hebben. Hoe zorgt u er dan toch voor dat u inzichtelijk heeft wat prioriteit heeft en wat niet?
Een gebrek aan prioriteiten is vaak een bron van frustratie en stress. Wanneer u niet helder voor ogen heeft wat belangrijk is, lijkt wel of alles tegelijk moet gebeuren. Met als gevolg dat werkzaamheden maar half of zelfs helemaal niet worden opgepakt.
Prioriteiten stellen zorgt voor rust in het hoofd. Doordat u inzichtelijk heeft wat er als eerst moet gebeuren, kunt u zich ook beter focussen op de taak die voor u ligt. Belangrijk is om de taak ook volledig af te ronden (of in ieder geval zo ver als mogelijk) voordat u aan het volgende begint. Hiermee creëert u voor uzelf rust, orde en controle op uw werk.
Drie methodes om prioriteiten te stellen
Er zijn verschillende manieren om prioriteiten te stellen en om aan de hand daarvan een planning te maken. We lichten er drie uit voor u.
1. Eisenhower matrix
De eerste methode is de Eisenhower matrix. De basis is een schema met vier kwadranten: belangrijk, onbelangrijk, urgent en niet urgent. Op die manier ontstaan er categorieën (belangrijk en urgent, belangrijk en niet urgent, onbelangrijk en urgent, onbelangrijk en niet urgent) waar u uw werkzaamheden in kunt onderverdelen. In onze vorige blog vertellen we meer over hoe u prioriteiten kunt stellen met de Eisenhower matrix.
2. Maak een mindmap
De volgende methode is het maken van een mindmap. Pak een groot vel papier en schrijf in het midden ‘wat moet ik allemaal doen?’. Vervolgens gaat u alles opschrijven wat er bij u opkomt. Zie het als een brainstormsessie waarbij alles in willekeurige volgorde voorbij komt. Het belangrijkste is om uw hoofd leeg te krijgen. Onbewust gaat u waarschijnlijk al wel verbanden leggen omdat verschillende werkzaamheden bij een bepaald project horen. Plaats deze bij elke keer of trek lijnen voor meer overzicht.
Door de werkzaamheden op te schrijven is de kans groot dat u al gelijk een duidelijker beeld heeft van wat belangrijk is en wat niet. Omcirkel de taken die écht belangrijk zijn en schrijf de rest op een to do-lijst. Begin met de taken die u persoonlijk het meeste opleveren en/of die voorkomen dat er een vervelende situatie ontstaat.
3. Moet ik dit nu doen?
De derde en laatste methode is door uzelf de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ vijf keer te stellen met elke keer de klemtoon op een ander woord. Heeft u op een vraag ‘nee’ geantwoord, dan kunt u de taak voor nu naast u neerleggen.
- Begin met ‘doen’ - is er daadwerkelijk een actie vereist?
- Volg met ‘ik’ - bent u de juiste persoon om dit te doen?
- Dan ‘dit’ - is er misschien een andere oplossing?
- En ‘nu’ - kan het wachten of gebeurt er dan iets vervelends?
- Eindig met ‘moet’ - waarmee u de urgentie van de taak bepaalt.
Tips om prioriteiten te stellen
Het is heel gemakkelijk om elk verzoek aan te pakken om zo te laten zien dat u de touwtjes in handen heeft. Dat is juist de valkuil om teveel werkzaamheden aan te pakken, waardoor het overzicht en de prioriteiten verloren gaan. We geven u nog vijf tips om dit te voorkomen.
Stel aanvullende vragen en vraag om bedenktijd
Door aanvullende vragen te stellen over o.a. deadlines en verwachtingen kunt u voor uzelf bepalen of u de aangewezen persoon bent op dat moment om de taak uit te voeren. Door aan te geven eerst in uw agenda te kijken of u ruimte heeft, creëert u voor uzelf bedenktijd om de juiste afweging te maken in plaats van gelijk toe te zeggen, waardoor andere prioriteiten in het gedrang raken.
Bekijk elk verzoek kritisch
En dan niet alleen van collega’s, maar ook van uw leidinggevenden en directie. We denken allemaal dat leidinggevenden alleen tevreden zijn als we alles maar oppakken wat ze aandragen. Niets is minder waar. Juist door kritisch te zijn en eerst de taken op te pakken die waarde toevoegen aan het grotere geheel, zult u daar waardering voor krijgen.
Neem dus niet zonder er eerst goed over na te denken een taak aan, maar wees kritisch. Het stellen van aanvullende vragen en vragen om bedenktijd kunnen hier bij helpen.
Durf nee te zeggen
Nee zeggen ligt niet standaard in onze aard. Toch is dat cruciaal om succesvol te zijn in uw werk. Durf sommige werkzaamheden af te slaan om beter te kunnen focussen op de taken die écht belangrijk zijn. Het helpt om efficiënter en productiever te zijn.
Durf dus nee te zeggen. Wanneer u uw beweegredenen uitlegt zal er ook begrip zijn voor uw besluit en kunt u aan de slag met de daadwerkelijke prioriteiten.
Stop met multitasken
Zorg dat u in uw planning genoeg ruimte vrijmaakt voor iedere taak en ga niet multitasken. Wanneer u tussendoor andere dingen gaat doen verliest u aandacht en bent u uiteindelijk ook meer tijd kwijt dan gepland. Bezig met een belangrijke taak? Leg die telefoon dan lekker even weg, des te eerder bent u klaar.
Vraag om hulp
Ook wanneer u aan iemand anders vraagt of diegene u wilt helpen, bent u bezig met prioriteiten stellen. Soms is een taak te groot of complex om in uw eentje te kunnen voltooien. Ook wanneer u denkt dat iemand anders beter is in het uitvoeren van de taak, kun je om hulp vragen. Zo zorg je ervoor dat je alleen nog maar bezig bent met de dingen die echt belangrijk voor je zijn.
Een virtual assistent kan u ook helpen om taken van u over te nemen. Denk hierbij aan administratieve taken, research en taken met betrekking tot de backoffice.
Start met prioriteiten stellen
In deze blog hebben we je meer verteld over hoe je prioriteiten kunt stellen. Door het stellen van prioriteiten werk je gestructureerd en hou je meer tijd over voor de taken die echt belangrijk zijn. Met onze tips kun je ervoor zorgen dat je niet meer wordt afgeleid door ‘bijzaken’ en voorkomen dat je je werk maar half af krijgt.
