Hoe kun je effectief werken met evenveel plezier?
Zoveel mogelijk uit je werkweek halen. Dat nemen we ons toch allemaal voor als we op maandagochtend weer fris naar het werk gaan? En hoe vaak heeft u op vrijdagmiddag bedacht dat u heel veel gedaan heeft die week, maar dat er nagenoeg geen doelen zijn bereikt? Vaak komt dat omdat we wel productief zijn, maar niet effectief.
Wat is effectief werken?
Effectief, efficiënt, productief. Het zijn begrippen die nog al eens door elkaar gebruikt worden. Wanneer u efficiënt werkt, dan zorgt u ervoor dat er zoveel mogelijk werk wordt verzet in een korte tijd. Werkt u alles weg wat op uw pad voorbij komt, dan bent u productief bezig. Maar u bent pas effectief, als uw werkzaamheden ook daadwerkelijk bijdragen aan uw persoonlijke doelen of die van de organisatie.
De combinatie van deze drie is dé droom van iedere manager, want dan zult u merken dat uw dromen en doelen écht binnen handbereik zijn.
5 tips om effectief te werken
De drie R’en (rust, reinheid en regelmaat) zijn niet alleen goed wanneer u zich wat grieperig voelt. Ook zakelijk gezien kan deze drie-eenheid de structuur brengen die u nodig heeft om succesvol te zijn.
Belangrijk is het om te focussen op de taken die voor u liggen, een ritme te hebben voor het afwerken van de taken en durf beslissingen te nemen én dus ook ‘nee’ te zeggen. Vandaag de dag is het heel gemakkelijk om afgeleid te raken door e-mails, social media en telefoon. Om die focus te behouden (of weer terug te krijgen) geven we u vijf tips om effectiever te werken.
1. Maak uw hoofd leeg
Ons werkgeheugen kan maar zeven dingen tegelijk onthouden, negen als je veel geluk hebt. Maar met een vol hoofd kunt u geen creatieve oplossingen meer bedenken. Daarom is het belangrijk om uw hoofd regelmatig leeg te maken en met lijstjes te gaan werken. Bijvoorbeeld met een actielijst (welke taken kunt u gelijk uitvoeren), projectenlijst (grotere opdrachten met meerdere taken), wachten op-lijst (u wacht nog op input/reactie voordat u verder kunt) en een ideeënlijst (taken om niet nu, maar in de toekomst op te pakken). Zo kunt u ook gelijk hoofdzaken van de bijzaken onderscheiden.
2. Begin uw dag niet met e-mail of social media
Het grootste deel van de medewerkers begint de dag met het openen van de mailbox of het doornemen van social media. Maar dat zorgt er wel voor dat u snel afgeleid bent van uw dag- of weekdoel. Beter is het om direct een taak van uw actielijst op te pakken en uw e-mail alleen op gezette tijden te beantwoorden.
3. Voorkom afleiding op de werkplek
Zorg voor een rustige werkomgeving, zodat u niet afgeleid wordt van uw werk. Een opgeruimd bureau, zet meldingen van binnenkomende e-mails uit op ál uw apparaten (dus ook op uw telefoon!) en zet alleen de systemen aan die u op dat moment nodig heeft. Moet u echt een deadline halen en 100% gefocust zijn, zoek dan een rustig plekje op op kantoor of probeer een dag vanuit huis te werken. U zult merken dat u zichtbaar resultaat behaalt.
4. Probeer ineffectieve gewoonten te doorbreken
Wist u dat onze hersenen eigenlijk best lui zijn? Daarom is het ook zo moeilijk om gewoonten te doorbreken, maar juist die zorgen er vaak voor dat u ineffectief werkt. Begin daarom eens met het stellen van de vraag: “Is dit de beste manier om dit te doen?”. Waarom is die brainstormsessie aan het einde van de dag terwijl u dan minder creatief bent? Probeer het naar het begin van de dag te verplaatsen. En waarom duurt die vergadering een uur? Kan dat niet sneller als we een agenda en tijdslimiet aanhouden?
5. Een Virtual Assistant brengt structuur
Ziet u echt door de bomen het bos niet meer? Een Virtual Assistant kan uitkomst bieden om de structuur weer terug te brengen in uw werk. Door randzaken uit handen te nemen, kunt u zich volledig focussen op de taak die voor u ligt en dus effectiever werken.
